Cosa sono

I sistemi archiviazione sono metodi di conservazione di documenti. Essi permettono di catalogare e organizzare documenti in base alle loro specifiche differenze e di rintracciarli in modo facile ed intuitivo senza perdita di tempo e senza correre il rischio che qualche importante pratica vada persa. Ogni società e azienda può autonomamente scegliere il metodo di archiviazione più consono ai suoi obiettivi lavorativi ma non può prescindere dagli strumenti materiali che permettono la categorizzazione. Esistono archivi di vario tipo, genere e consistenza: personali, clienti, fornitori, contabilità, societari, ecc. ordinati in base a criteri uguali o diversi.

Perché utilizzarli

All’interno di un’azienda si creano spazi dedicati esclusivamente all’archiviazione, in alcune di esse ci sono specifiche stanze o aree dedicate a tal scopo. Per individuare i sistemi archiviazione più adeguati bisogna in prima analisi studiare lo spazio a disposizione, che si tratti di una sola parete, di un corridoio, o di spazi più strutturabili. Dopo aver individuato lo spazio a disposizione si passa a conoscere il quantitativo attuale dei documenti e a ipotizzare il quantitativo futuro di essi e a distinguerli per tipologie e secondo criteri di funzionalità.

Sistemi di archiviazione: caratteristiche e tipi

La gestione di un archivio consistente di documenti viene controllato, tramite un apposito programma, comodamente dal computer aziendale. Si parte dal presupposto che ci siano dei raccoglitori o contenitori e alcuni di essi con buste di plastica con anelli, tutti classificabili in base a specifiche componenti e che questi siano posti all’interno di armadi o scaffalature create ad hoc per sfruttare al massimo lo spazio disponibile, a più ripiani e ben illuminate. Infine, dopo aver adempiuto alle richieste di efficacia, funzionalità e comodità del vostro archivio, ci si può soffermare sull’aspetto estetico e individuare, i colori e le forme più simili ai vostri spazi e che più rispecchiano i vostri gusti.